2024 m. gruodžio 17 d. Utenos rajono savivaldybės administracijos direktoriaus įsakymas Nr. AĮ-759 „Dėl Utenos rajono savivaldybės įstaigų patalpų rezervavimo sistemos nuostatų, Utenos rajono savivaldybės įstaigų patalpų rezervavimo sistemos tvarkos aprašo patvirtinimo“
PATVIRTINTA
Utenos rajono savivaldybės administracijos direktoriaus
2024 m. gruodžio 17 d.
įsakymu Nr. AĮ-759
UTENOS RAJONO SAVIVALDYBĖS ĮSTAIGŲ PATALPŲ REZERVAVIMO SISTEMOS NUOSTATAI
I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS
- Utenos rajono savivaldybės įstaigų patalpų rezervavimo sistemos nuostatai (toliau – Nuostatai) reglamentuoja Utenos rajono savivaldybės (toliau – Savivaldybė) įstaigų patalpų rezervavimo informacinės sistemos (toliau – Sistema) tikslus, uždavinius, funkcijas, organizacinę, informacinę, funkcinę struktūras, duomenų teikimo ir naudojimo tvarką, duomenų saugos reikalavimus.
- Sistema yra tvarkoma, vadovaujantis:
2.1. 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentu (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymu ir kitais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų apsaugą;
2.2. Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymu;
2.3. Lietuvos Respublikos kibernetinio saugumo įstatymu;
2.4. Lietuvos Respublikos švietimo įstatymu;
2.5. Utenos rajono savivaldybės tarybos sprendimais, kuriais nustatyti viešųjų paslaugų įkainiai;
2.6. Nuostatais.
- Nuostatuose vartojamos sąvokos:
3.1. Įstaiga – Savivaldybės švietimo įstaiga, patikėjimo teise valdanti Savivaldybės turtą.
3.2. Sistemos administratorius – Savivaldybės administracijos specialistas, prižiūrintis Sistemą ir užtikrinantis jos veikimą.
3.3. Įstaigos patalpų administratorius – Savivaldybės švietimo įstaigos darbuotojas, administruojantis įstaigos, kurioje dirba, patalpų rezervaciją Sistemoje.
3.4. Klientas – juridinis arba fizinis asmuo, rezervuojantis Savivaldybės švietimo įstaigų patalpas, naudojantis Sistema.
3.5. Paslauga – Utenos rajono savivaldybės švietimo įstaigų patalpų rezervavimas.
- Sistemos tikslas – suteikti galimybę informacinių technologijų priemonėmis rezervuoti Savivaldybės švietimo įstaigų patalpas, atlikti jų rezervacijos priežiūrą, rinkti, kaupti ir teikti duomenis apie Savivaldybės švietimo įstaigų patalpų rezervacijas asmenims, turintiems teisę juos gauti.
- Sistemos uždaviniai:
5.1. mažinti administracinę naštą Utenos rajono savivaldybės įstaigoms, administruojant rezervuojamas patalpas;
5.2. automatizuoti Utenos rajono savivaldybės įstaigų patalpų rezervacijos procesą.
- Sistemos funkcijos:
6.1. kaupti, saugoti, apdoroti, sisteminti ir kitaip tvarkyti duomenis apie Savivaldybės švietimo įstaigų patalpų rezervaciją, užimtumą, kitą reikalingą informaciją;
6.2. formuoti ir tvarkyti įstaigų patalpų užimtumo grafikus;
6.3. teikti duomenis duomenų gavėjams, turintiems teisę juos gauti;
6.4. formuoti duomenų ataskaitas atskirais periodais.
- Asmens duomenų tvarkymo Sistemojetikslas – paslaugos teikimas.
II SKYRIUS
SISTEMOS ORGANIZACINĖ STRUKTŪRA
- Sistemos valdytoja ir tvarkytoja yra Savivaldybės administracija.
- Savivaldybės administracija, atlikdama Sistemos valdytojos funkcijas:
9.1. nustato Sistemos duomenų tvarkymo tikslus ir priemones jiems pasiekti, priima sprendimus dėl Sistemos tobulinimo ar panaikinimo;
9.2. priima teisės aktus, susijusius su Sistemos funkcionavimu;
9.3. atlieka kitas teisės aktuose nustatytas funkcijas.
- Savivaldybės administracija, atlikdama Sistemos tvarkytojos funkcijas:
10.1. organizuoja ir vykdo Sistemos kūrimą, užtikrina nepertraukiamą Sistemos funkcionavimą ir Sistemos plėtrą;
10.2. užtikrina Sistemoje kaupiamų duomenų apsaugą;
10.3. atlieka kitas teisės aktuose nustatytas funkcijas.
- Įstaigos, kurių patalpos rezervuojamos naudojantis Sistema, yra asmens duomenų tvarkytojos.
- Sistemos administratorius atlieka šias funkcijas:
12.1. tikrina, ar į Sistemą įstaigos suvesti duomenys atitinka Utenos rajono savivaldybės įstaigų patalpų rezervavimo sistemos tvarkos aprašo reikalavimus;
12.2. tikrina, ar visos į Sistemą suvestos patalpos Sistemoje pažymėtos (aktyvuotos) kaip galimos rezervuoti;
12.3. suveda į Sistemą įstaigų patalpų, kurias klientas gali rezervuoti, duomenis;
12.4. suveda į Sistemą įstaigų patalpų administratorių duomenis ir kiekvienai rezervuojamai patalpai priskiria įstaigos patalpų administratorių;
12.5. teikia pasiūlymus dėl Sistemos funkcionavimo tobulinimo ir plėtros;
12.6. atlieka kitas teisės aktuose nustatytas tinkamam Sistemos administravimui būtinas funkcijas.
- Klientai rezervuoja patalpas naudodamiesi Utenos rajono savivaldybės įstaigų patalpų rezervavimo sistema (https://kursportuoti.utena.lt).
- Įstaigų patalpų administratoriai, kuriems yra suteikta prieigos prie Sistemos teisė, atlieka šias funkcijas:
14.1. tvarko klientų duomenis pagal savo kompetenciją;
14.2. užtikrina tvarkomų asmens duomenų saugumą;
14.3. padeda Sistemos valdytojui įgyvendinti asmens duomenų apsaugą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus;
14.4. suveda duomenis apie Savivaldybės patalpų užimtumą;
14.5. atlieka kitas teisės aktuose ir Nuostatuose nustatytas funkcijas.
III SKYRIUS
SISTEMOS INFORMACINĖ STRUKTŪRA
- Sistemos vidinėje duomenų bazėje saugoma:
15.1. klientų duomenys:
15.1.1. vardas ir pavardė;
15.1.2. telefono numeris;
15.1.3. elektroninis paštas;
15.1.4. sąskaitos faktūros;
15.2. įstaigos patalpų administratorių duomenys:
15.2.1. vardas ir pavardė;
15.2.2. elektroninis paštas.
15.2.3. slaptažodis.
- Sistemos išorinėje duomenų bazėje saugomi duomenys, susiję su patalpų ar kitų objektų nuoma:
16.1. įstaigos pavadinimas;
16.2. įstaigos kodas;
16.3. įstaigos adresas;
16.4. patalpos nuotrauka;
16.5. patalpos naudojimo laikas;
16.6. patalpos naudojimosi įkainis.
IV SKYRIUS
SISTEMOS FUNKCINĖ STRUKTŪRA
- Sistemos funkcinę struktūrą sudaro:
17.1. viešasis Sistemos portalas;
17.2. vidinis Sistemos portalas.
- Viešąjį Sistemos portalą sudaro klientų registracijos paslaugai gautimodulis, kurio pagrindinės funkcijos:
18.1. priimti ir perduoti į vidinį Sistemos portalą Savivaldybės turto objekto nuomos duomenis;
18.2. iš vidinio Sistemos portalo perduoti ar atvaizduoti su paslaugos teikimu susijusią informaciją.
- Vidinį Sistemos portalą sudaro:
19.1. Savivaldybės turto objektų paslaugos valdymo modulis, kurio pagrindinė funkcija yra rezervuoti klientui pasirinktą objektą norimu laiku;
19.2 įstaigų ir jų patikėjimo teise valdomo Savivaldybės turto objektų valdymo modulis, kurio pagrindinės funkcijos – tvarkyti duomenis apie Įstaigų darbo laiką, rezervuojamų patalpų užimtumą, kontaktinę informaciją;
19.3. ataskaitų modulis, kurio pagrindinė funkcija – formuoti užsakymų ataskaitas apie rezervuojamas Savivaldybės įstaigų patalpas, pasirenkant Įstaigą ir laiko periodą, kitus reikalingus kriterijus.
V SKYRIUS
SISTEMOS DUOMENŲ TEIKIMAS IR NAUDOJIMAS
- Sistemoje suformuotus klientų užsakymus Sistema persiunčia elektroniniu paštu įstaigos patalpų administratoriui.
- Sistemos duomenys gali būti teikiami duomenų subjektams apie tvarkomus jų asmens duomenis.
- Sistemos duomenys negali būti teikiami trečiosioms šalims, jei teisės aktai nenustato kitaip.
- Naudotis Sistemos duomenimis gali tik Sistemos ir įstaigos patalpų administratoriai, pasirašytinai susipažinę su Nuostatais, Sistemos duomenų tvarkytojo elektroninės informacijos saugos politiką reglamentuojančiais dokumentais.
- Įstaigos patalpų administratoriai ir Sistemos administratoriai negali gautų duomenų naudoti kitam tikslui, negu nustatyta Nuostatuose.
- Įstaigos patalpų administratoriams Sistemos administratorius suteikia tik tas prieigos teises, kurios reikalingos jų funkcijoms atlikti.
VI SKYRIUS
ASMENS DUOMENŲ APSAUGA
- Savivaldybės administracija, tvarkydama asmens duomenis, vadovaujasi:
26.1. Asmens duomenų tvarkymo Utenos rajono savivaldybės administracijoje taisyklėmis, patvirtintomis Utenos rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2023 m. birželio 15 d. įsakymu Nr. AĮ-725 „Dėl asmens duomenų tvarkymo Utenos rajono savivaldybės administracijoje taisyklių patvirtinimo“ (toliau - Asmens duomenų tvarkymo Utenos rajono savivaldybės administracijoje taisyklės);
26.2. Utenos rajono savivaldybės administracijos informacinių sistemų duomenų saugos nuostatais, patvirtintais Utenos rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2020 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. AĮ-248 „Dėl Utenos rajono savivaldybės administracijos informacinių sistemų duomenų saugos nuostatų patvirtinimo“;
26.3. Utenos rajono savivaldybės administracijos saugaus elektroninės informacijos tvarkymo taisyklėmis ir Utenos rajono savivaldybės administracijos informacinių sistemų naudotojų administravimo taisyklėmis, patvirtintomis Utenos rajono savivaldybės administracijos direktoriaus 2020 m. kovo 10 d. įsakymu Nr. AĮ-259 „Dėl Utenos rajono savivaldybės administracijos informacinių sistemų naudotojų administravimo taisyklių, saugaus elektroninės informacijos tvarkymo taisyklių, informacinių sistemų veiklos tęstinumo valdymo plano patvirtinimo“;
26.4. kitais saugos dokumentais, nustatančiais ir įgyvendinančiais Savivaldybės administracijos valdomų informacinių sistemų saugos politiką.
- Įstaigos, tvarkydamos asmens duomenis, vadovaujasi vidiniais teisės aktais, reglamentuojančiais asmens duomenų tvarkymą ir apsaugą.
- Duomenys Sistemoje saugomi, vadovaujantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakyme Nr. V-100 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo“nustatytais terminais.
- Klientai pasirašytinai informuojami, kaip tvarkomi jų asmens duomenys, jungimosi prie Sistemos metu.
- Kliento ar duomenų subjekto, kurio duomenys įrašytiSistemoje, teisės, susijusios su asmens duomenų tvarkymu, įgyvendinamos vadovaujantis Asmens duomenų tvarkymo Utenos rajono savivaldybės administracijoje taisyklėmis.
VII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
- Klientai, įstaigų patalpų administratoriai ir Sistemos administratorius, pažeidę Nuostatų ir kitų saugų elektroninės informacijos tvarkymą reglamentuojančių teisės aktų reikalavimus, atsako teisės aktų nustatyta tvarka.
- Nutraukiant Sistemos veikimą, jos duomenys ir dokumentai perduodami kitai informacinei sistemai, kuri veiks vietoj šios Sistemos, arba sunaikinami teisės aktų nustatyta tvarka.
- Kiekvienas klientas, prisijungęs prie Sistemos, be jokių apribojimų gali susipažinti su visais savo per Sistemą pateiktais duomenimis.
